조건부 서식이란 말 그대로 조건에 따라서 서식을 지정하는 기능이다. 성적이 A 이상인 학생 이름을 굵게 처리한다. 수익률의 글꼴 색을 10% 이상이면 적색, -10% 이하이면 청색, 그 외는 검정색으로 한다. 이런 기능이 조건부 서식이다.

조건과 서식에 대해서 알아보자. 조건은 셀의 값과 함수의 결과를 참고하여 결정한다. A3 셀 값이 100 이상인가. B3:B10 에 '축구'라는 단어가 포함되어 있는가. 이런 것들이 조건에 해당한다. 셀 값과 함수의 결과가 아닌 다른 것은 조건으로 동작하지 않는다. 서식은 표시형식, 글꼴, 테두리, 채우기와 그 외 추가적인 몇 가지가 있다. 2003 버전에선 표시형식부터 채우기 까지만 지원했지만 이후 버전부터 다양하고 시각적으로 더 보기 좋은 기능을 제공하고 있다.

조건부 서식은 셀 값을 바꾸진 않는다. 조건에 맞는 셀의 서식을 변경하는 기능이다. 전형적인 시각화의 영역이다. 값을 더 정확하고 잘 구하는데 아무 도움을 주지 않는다는 뜻이다. 하지만 엑셀은 사람이 쓰는 도구이다. 이런 서식이 현재 상태를 한 눈에 보여주기도 하고 실수나 오타를 잡아주기도 한다. 한 마디로 업무를 더욱 잘 할 수 있게 해준다. 그 첫 단추를 끼워보자.

오늘 다룰 내용은 '데이터 막대' 딱 한 가지 이다.

데이터 막대

가장 쉽게 사용할 수 있는 조건부 서식은 뭘까? 데이터 막대가 아닐까 싶다. 숫자가 있고 간단한 막대그래프를 셀 안에 표시하는 기능이다. 굳이 차트를 그리지 않고 간단하게 보기 좋다. 예제를 먼저 보자. 왼쪽 숫자영역을 보면 값에 따라서 막대그래프가 생긴 것을 볼 수 있다. 기준이 뭔진 모르겠지만 클릭 한 번으로 보기에 어색하지 않은 데이터막대를 그릴 수 있다.

조건부 서식 : 데이터 막대

규칙관리

이번엔 조건부서식의 규칙을 바꿔보자. 조건부 서식 메뉴 중 '규칙 관리'를 누르면 된다. 아래와 같은 화면이 나타난다. 조건부 서식을 적용했는데도 아무 항목도 나타나지 않았다면 '서식 규칙 표시' 를 '현재 워크시트'로 바꿔보자. 이 화면은 현재 워크시트에 적용된 조건부 서식 목록을 보여준다. 현재 셀에 적용된 서식만 볼 수도 있다. 이제 본격적으로 규칙에 대해서 알아보자. 적용한 서식을 선택하고 '규칙 편집'을 누르자. 더블클릭도 가능하다.

조건부 서식 : 규칙 관리

서식 변경

'규칙 유형 선택' 부분은 일단 생략하고, '규칙 설명 편집' 영역을 바라보자. 엑셀에서 처음 접하는 화면은 각 항목을 꼼꼼히 들여다 보는 습관을 들이자. '규칙 설명 편집' 영역에서 볼 수 있는 항목을 모두 적어보겠다. 서식 스타일, 막대만 표시, 종류, 최소값, 최대값, 값, 막대모양, 채우기, 색, 테두리, 색, 음수 값 및 축, 막대 방향, 미리 보기. 작은 화면에 참 많은 항목이 있다. 엑셀 고수의 첫걸음은 각 항목이 어떤 기능을 하는지 아는 것이다. 예를 들어 '채우기'를 바꾸면 어떤 변화가 생긴다더라, '서식 스타일'에는 어떤 종류의 서식이 있더라 와 같이 각 항목의 역할을 알아야 한다.

이번 시간에 변경할 항목은 '막대만 표시', '종류', '값' 세가지 이다. 그렇다고 구체적으로 설명할 계획은 아니고 독자들이 직접 하나하나 변경해 가면서 셀 서식의 변화를 관찰하기 바란다. '종류'는 6가지가 있는데 너무 많다고 생각되면 '숫자'만이라도 잘 살펴보기 바란다. '숫자'를 선택하고 '값'에 적당한 숫자를 입력하면 막대 영역의 최소값 또는 최대값을 정하게 된다. 예를 들어 성적에 관한 서식이라면 최대값을 100 으로 정하면 되겠다.

조건부 서식 : 서식 규칙 편집

마무리

조건부 서식이 잘 적용된 엑셀파일을 사용하면 굉장히 동적이다. 특이한 값이 있다면 눈에 딱 띈다. 틀린 값을 쓰면 빨간 불이 들어온다. 내가 어떤 작업을 할 때 빨간 불이 들어왔는지 알게 되고, 빨간 불을 끄지 못하면 퇴근하면 안될 것 같은 기분이 들게 한다. 사용자의 실수를 여러 각도에서 잡아낼 수 있는 도구라고 생각한다.

이번 시간에는 정말 간단한 조건부 서식에 대해서 알아봤다. 어떤 서식이 있고, 그 서식을 변경했을 때의 변화에 대해 알고 넘어가는 것만으로도 충분하다. 모든 서식을 시험문제 외우듯이 꼼꼼하게 암기할 필요는 전혀 없다. 필요할 때 찾아볼 수 있는 정도면 충분하다.